Contrôler les heures de travail est une nécessité dans toutes les entreprises. Chaque employeur se doit de connaître les horaires des salariés tout au long de l’année. Des procédures de contrôle sont à mettre en place pour assurer la plus grande fiabilité dans cet exercice. La connaissance des heures effectuées par les employés permet aux chefs d’entreprise de valoriser les heures supplémentaires et de s’assurer que les seuils légaux ne sont pas dépassés. Le respect des horaires est un élément essentiel qui doit être documenté en vue d’un contrôle par l’inspection du travail. En cas de manquement, il est nécessaire de créer une note de service concernant le respect des horaires de travail.
Une obligation légale pour l’employeur
Dans toute société, l’employeur est dans l’obligation légale de pratiquer un décompte précis du temps de travail des salariés. Cela concerne à la fois le nombre de jours travaillés par chaque employé dans l’entreprise, mais également le pointage des heures effectuées par jour. Pour tous les membres du personnel, le décompte du temps de travail intervient à la fois au sein de l’entreprise et dans l’ensemble des lieux où les salariés sont susceptibles d’intervenir. Le chef d’entreprise a le choix de la méthode utilisée pour comptabiliser les heures de travail des employés. Cette obligation de justification du temps de travail concerne tous les salariés et s’applique à tous les types d’horaires pratiqués (temps partiel, forfait jours, etc.). Si au travail un horaire collectif a été défini, un contrôle (sous forme de pointage notamment) est également nécessaire.
Le choix de la méthode de décompte des heures
Le pointage des heures de travail est une formalité que les employeurs doivent prendre à leur charge. Le système utilisé revient soit à un relevé manuel des heures, soit à un processus automatisé. Dans le premier cas de figure, chaque salarié réalise lui-même un relevé de ses horaires et le transmet à son supérieur. Le relevé peut s’apparenter à une fiche, un registre ou bien un tableau. Dans le second cas, l’enregistrement se fait automatiquement à l’aide d’une pointeuse horaire. Le système recense alors l’identité et l’heure d’entrée et de sortie des salariés chaque jour, des données archivées dans un registre pouvant être consulté à tout moment. Un tableau de pointage des horaires gratuit est laissé à la disposition du personnel pour faciliter la mise en place d’un tel système.
Les conditions d’application
Le cadre légal pour le respect des horaires implique un affichage des heures de travail dans l’entreprise. Il se présente sous la forme d’un tableau ou d’un registre tenu à jour. Pour que le système de contrôle des heures choisi fonctionne, il est capital que les salariés soient parfaitement informés. Avec une note de service respect des horaires de travail et information des employés sont assurés. C’est une solution à recommander en cas de manquement, volontaire ou involontaire, aux heures de travail dans la société. Si un employé ne suit pas les horaires fixés, un rappel est à faire par le chef d'entreprise sous cette forme.