Les frais professionnels représentent l’ensemble des dépenses qui sont mises à disposition pour les différents besoins des activités professionnelles au sein d’une entreprise, qui contribuent à son intérêt et à son bon fonctionnement. Ces différents frais professionnels peuvent apparaître sous différentes formes parmi lesquelles les frais de remboursement. Ces frais devront alors être remboursés obligatoirement par l’administration de l’entreprise. Lequel remboursement ne pourra réellement être possible qu’avec la présentation d’un justificatif, soit sous la forme d’allocations des forfaits.
Il faut noter que dans le code du travail, il n’y figure pas grand-chose en ce qui concerne les frais professionnels. Selon la jurisprudence, les frais professionnels représentent toutes les dépenses présentées par le salarié et qui se réfèrent à son travail, autrement dit qui sont issus des conditions d’exécution de ses différentes tâches et qui lui imposent une charge qui va au-delà de celle liée à la vie de tous les jours. Il est donc question des frais que l’employé a engagés pour effectuer son travail au sein de l’entreprise.
Les conditions de déduction des frais de repas
Les travailleurs indépendants et les salariés peuvent souvent être obligés de prendre leur repas en dehors de leur résidence personnelle, ceci à cause d’un bon nombre de raisons : une rencontre qui se fait loin du lieu de service, une situation éloignée de la clientèle, les heures de boulot particulier.
Le plus souvent, les frais de repas apparaissent comme une dépense du point personnel qui ne conduit pas à un droit de déduction sur les revenus qui ont été imposés au moment de la réalisation de la déclaration d’impôt. Cependant, toutes les dépenses supplémentaires liées à un repas qui a été pris loin de son domicile constituent des frais professionnels qu’on peut déduire sur les revenus. Dans ce cas :
- Ils devront être nécessaires pour l’accomplissement de l’activité professionnelle, en d’autres termes, lorsque le lieu de la réalisation de l’activité est très loin du lieu de la résidence du salarié et ne lui offre pas la possibilité de retourner chez lui.
- Ils devront correspondre à une dépense justifiée et effective. Dans cette optique, l’employé devra alors apporter un justificatif de la nature et du montant de toutes les dépenses.
- Les frais de repas sont obligatoirement limités et pas du tout excessifs. Dans ce cas, le salarié ne pourra pas faire une déduction de la valeur réelle du repas consommé hors de chez lui, mais plutôt tous les frais supplémentaires occasionnés par la prise du repas loin du domicile.
Le montant des frais de repas déductibles
Les travailleurs indépendants et tous les salariés ont la possibilité de faire des déductions sur leurs revenus imposables le montant des frais de repas qui est proportionnel à la différence entre le montant forfaitaire (qui peut équivaloir la valeur du repas pris à domicile) et la limite de l’exonération des indemnités pour les frais de repas.
Pendant l’année 2019, le taux forfaitaire qui représente la valeur d’un repas consommé à domicile se fixe à un prix de 4,85 euros et la limite de l’exonération des indemnités pour frais de repas s’élève à 18,80 euros. De ce fait, le montant maximal des frais de repas admis en déduction en une journée est de 13,95 euros.
Pour exemple, pour un salarié qui paie 15 euros de frais de repas, il est possible pour lui de faire une déduction de 15 euros moins 4,85 euros, soit un total de 10,15 euros.
Les différentes conditions de remboursement des frais de repas par l’employeur au salarié
Dans le cadre des frais professionnels, un employé a la possibilité de bénéficier d’un remboursement de la part de son employeur de tous ses frais de repas dès le moment qu’il se voit obligé de prendre son repas en dehors de l’entreprise ou encore au sein des locaux de l’entreprise (par exemple la cantine). Encore appelé prime de panier, le remboursement de frais de repas ne peut en aucun cas aller au-delà pour chaque repas pour l’année 2019, des montants suivants :
- 6,60 euros pour les employés qui sont obligés de prendre leurs repas sur le lieu de service.
- 9,20 euros pour des employés qui ne sont pas contraints à prendre leurs repas pendant un déplacement.
- 18,80 euros pour des employés contraints à prendre leurs repas au moment d’un déplacement.
Par ailleurs, tous les employés ont la possibilité de recevoir une indemnité repas, s’ils remplissent les conditions ci-après :
- Être obligé de prendre son repas à son lieu de travail ;
- Ne pas pouvoir disposer d’une cantine sur son lieu de service ;
- Le temps de la pause est assez limité pour rentrer prendre le repas à son domicile.
En outre, les frais engagés par un employé dans le but de prendre son repas à l’heure habituelle du déjeuner sont des frais considérés comme professionnels s’ils correspondent à certaines conditions :
Les frais de repas lors d’un déplacement
Quand un professionnel en déplacement de travail ne peut rejoindre son domicile ou son lieu de service habituel, il peut donc être obligé de prendre son repas soit :
- Sur le terrain de travail directement si les usages ou les circonstances du travail n’offrent pas la possibilité au salarié de prendre un repas dans un restaurant.
- Au restaurant.
Dans tous les cas, on a à faire ici aux frais professionnels qui devront alors être remboursés au salarié soit à travers des allocations forfaitaires, soit au réel sur la base d’un justificatif présenté. Cette gestion de note de frais devient un enjeu pour l’employeur.
Les frais de repas au niveau du lieu de service
L’entreprise se doit de rembourser les frais professionnels à un salarié contraint de prendre son repas sur le lieu de travail pour des raisons particulières de l’organisation du travail. Ainsi, le travail posté, le travail en horaire décalé, le travail en équipe et le travail de nuit rentrent dans cette exigence.
Les indemnités de casse-croûte et paniers-repas
Toutes les indemnités de casse-croûte ou tous les autres paniers-repas attribués en application d’une convention collective se réfèrent aux indemnités de restauration.